คู่มือการติดตั้งระบบโทรศัพท์
คู่มือการติดตั้งระบบโทรศัพท์และเลือกใช้ระบบโทรศัพท์ในองค์กร
ระบบโทรศัพท์เป็นหนึ่งในการลงทุนที่สำคัญที่สุดของธุรกิจ อย่างไรก็ตามมีหลายสิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนที่จะติดตั้งระบบ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถใช้ระบบได้อย่างคุมค่าและเกิดประสิทธิภาพสูงสุด คุณจะต้องคำนึงถึงปัจจัยต่างๆ อย่างรอบด้านเพื่อพิจรณาการติดตั้งระบบให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
ข้อพิจารณาที่สำคัญ
มีบางสิ่งที่ควรพิจารณาก่อนติดตั้งระบบโทรศัพท์ คำถามแรกคือคุณต้องการติดตั้งระบบโทรศัพท์แบบ Virtual office หรือระบบที่เป็น Physical?
“ Viretual หมายถึงระบบโทรศัพท์ที่เซอฟเวอร์ทำงานอยู่บน cloud ของผู้ให้บริการ ส่วน Physicall หรือระบบโทรศัพท์ที่ติดตั้งอยู่ที่สำนักงานของคุณโดยตรง”
งบประมาณของคุณสำหรับระบบโทรศัพท์เป็นอย่างไร? คุณสามารถจ่ายค่าธรรมเนียมที่มาพร้อมกับการติดตั้งโทรศัพท์ได้หรือไม่? คุณได้ต้องการสัญญาสำหรับการซ่อมหรือการบำรุงรักษาด้วยหรือไม่? คุณมีแผนที่จะจ้างคนเพิ่มเพื่อขยายบริษัทในอนาคตหรือใม่? เมื่อบริษัทขยายตัวและเติบโตในอนาคต คุณเห็นว่าระบบโทรศัพท์ของคุณเป็นส่วยหนึ่งที่ทำให้เกิด Productivity เพิ่มขึ้นได้อย่างไร? มีผูู้ให้บริการจ้าวใหนบ้างในพื้นที่ ที่คุณอยู่? และใครคือผู้ให้บริการที่ดี ที่สุดให้พื้นที่ของคุณ? หากคุณเช่าสำนักงานทำ office สำนักงานที่คุณเช่ามีสายสัญญาณโทรศัพท์แล้วหรือยัง? หากสำนักงานที่คุณเช่ายังไม่มีสายสัญญาณคุณได้ทำการตกลง กับผู้ให้เช่าแล้วหรือยังว่าจะมีการติดตั้งสายสัญญาณต่างๆ ภายในอาคาร ซึ่งบางครั้งจำเป็นต้องมีการเจาะรูตามจุดต่างๆ ของสำนักงาน?
เมื่อคุณมีคำตอบสำหรับคำถามทั้งหมดเหล่านี้ คุณจะสามารถเลือกผู้ให้บริการได้ และรูปแบบการติดตั้งที่ฉลาดที่สุด อีกทั้งยังช่วยลดความยุ้งอยากในการติดต่อประสานงานต่างๆ ได้เป็นอย่างดี
ระบบโทรศัพท์
ระบบโทรศัพท์มี 3 ประเภทหลักๆ ได้แก่ PBX, ระบบ VoIP และ ระบบไฮบริด ซึ่งการติดตั้งจะแตกต่างกันไปตามแต่ประเภทที่คุณเลือก
เข้าใจถึง VoIP, PBX และ ระบบไฮบริด
โทรศัพท์สำนักงานส่วนเมื่อก่อน ส่วนใหญ่ใช้ระบบโทรศัพท์แบบ PBX ซึ่งมีคุณสมบัติที่เด่นคือ plug and play คุณเพียงแค่เสียบสายโทรศัพท์เข้าไปยังตำแหน่งว่างที่เครื่อง PBX ก็สามารถใช้โทรศัพท์ได้ทันที
ระบบ PBX มาพร้อมคู่มือในการตั้งค่าต่างๆ หากคุณต้องการใช้งานฟังค์ชั่นเพิ่มเติม คุณสามารถศึกษารูปแบบการทำงานของฟังค์ชั่นต่างๆ ได้ผ่านอินเตอร์เน็ต ซึ่งมีผู้ใช้งานอย่างแพร่หลาย คอยถามและตอบกันอยู่บนนั้น
ติดตั้ง PBX ด้วยตนเอง
ผู้ให้จำหน่ายส่วนใหญ่เสนอราคาพร้อมบริการติดตั้ง หรือบางผู้จำหน่ายให้บริการมีการติดตั้งฟรี และบางผู้จำหน่ายขอค่าติดตั้งเล็กน้อย ซึ่งหากคุณต้องการติดตั้ง PBX ด้วยตัวเองก็สามารถทำได้เช่นกัน
ให้เตรียมตัวให้พร้อมเพราะอาจเป็นงานที่ซับซ้อนและไม่ง่ายนักหากคุณไม่เคยติดตั้งระบบมาก่อน คุณควรคุยกับผู้จำหน่ายเพื่อขอรับการการช่วยเหลือ ทางโทรศัพท์ได้ตลอดเวลาเมื่อเจอปัญหา เพื่อพวกเขาจะได้แนะนำคุณในกระบวนการติดตั้งต่างๆ
นี่คือคำแนะนำทั่วไปในการติดตั้ง PBX
1.หาที่ติดตั้ง KSU ในที่ ที่เหมาะสมเพื่อคุณและพนักงานของคุณสามารถ เข้าถึงและจัดการ ระบบรวมทั้งเดินสายโทรศัพท์ได้โดยง่าย
2.ติด KSU เข้ากับผนัง คุณอาจต้องใช้เครื่องมือไฟฟ้าต่างๆ เพื่อเจาะรูและติดตั้งตัวเครื่อง
3.เสียบการ์ดวงจรต่างๆ เข้ากับ KSU สล็อต ซึ่งส่วนใหญ่มีป้ายกำกับติดอยู่แล้ว มักพบได้ที่ด้านข้างของ KSU แต่บางรุ่นอาจต้องถอดเคสออกก่อนเพื่อเข้าถึงสล็อตของการ์ด
4.เตรียมสายโทรศัพท์ เพื่อเชื่อมต่อสายโทรศัพท์เข้า KSU
5.เชื่อมต่อสายโทรศัพท์จาก KSU ไปยังเครื่องโทรศัพท์ แต่ละเครื่องของคุณ
6.เสียบ KSU เข้ากับเต้ารับไฟฟ้า และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟระบบทั้งหมดติดขึ้นหมดแล้ว
7.ดูคู่มือการตั้งค่า และการเขียนโปรแกรมเพื่อกำหนดรหัสเบอร์ภายในของคุณอย่างถูกต้อง ซึ่งคู่มือจะแตกต่างกันไปในแต่ละรุ่น ดังนั้นโปรดศึกษาขั้นตอนต่างๆ อย่างระมัดระวัง
8.ทดสอบโทรศัพท์ เมื่อคุณการเขียนโปรแกรมระบบเสร็จแล้ว
9.หากคุณมีคำถามต่างๆ โปรดโทรติดต่อผู้จำหน่ายของคุณ สำหรับระบบการตั้งค่าระบบที่ซับซ้อน ควรปล่อยให้ผู้เชี่ยวชาญทำการเขียนโปรแกรมให้
สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกบริการติดตั้ง
ความเร็ว
มองหาบริษัทจำหน่ายที่เข้าใจข้อจำกัดด้านเวลาของคุณ เขาควรเคารพเวลาของลูกค้า เพราะคุณจ่ายเงินให้พวกเขาเพื่อทำงานนี้ แจ้งให้พวกเขาทราบกรอบเวลาของคุณ คุณควรหลีกเลี่ยงการเสียเวลาและทำผู้ให้บริการที่ทำให้ลูกค้ารอนานกว่าปกติ การติดตั้งโทรศัพท์ต้องใช้เวลาหากคุณทำด้วยตัวเอง คุณควรหาผู้ให้บริการที่สามารถทำงานนี้ได้อย่างครอบคลุมโซลูชั่น โดยไม่ต้องใช้เวลาอันมีค่าของคุณมากเกินไป บริษัท ที่จัดจำหน่ายโดยตรงมักเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด เพราะพวกเขาใส่ใจในธุรกิจของคุณ บริษัท โทรศัพท์อื่นๆ ก็ใช่ว่าไม่ดี ไม่ต้องกังวล
คุณสมบัติ
เมื่อคุณซื้อระบบโทรศัพท์แน่นอนว่าคุณต้องการสิ่งที่ดีที่สุด และคุณต้องการคุณสมบัติที่ทันสมัย มองหาผู้ให้บริการ ที่จะมอบเทคโนโลยีและคุณสมบัติล่าสุดให้คุณได้ การสื่อสารที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ ทำได้ด้วยเครื่องมือที่ดีเท่านั้น
ธุรกิจสมัยใหม่ประสบความสำเร็จ เพราะมีอุปกรณ์สื่อสารทางธุรกิจที่ดี เพราะเหตุนี้คุณจึงต้องมีระบบโทรศัพท์ของธุรกิจที่ดี เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ผู้ให้บริการต้องทราบถึงคุณสมบัติที่ทันสมัยล่าสุดในตลาด และสามารถให้คำแนะนำคุณเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ เหล่านี้ได้ ผู้ให้บริการที่ยอดเยี่ยม จะแบ่งปันความรู้กับลูกค้าเสมอ
การเติบโตและการขยายตัว
หากคุณกำลังพิจารณาระบบ PBX ให้เลือกระบบที่สามารถขยายและอัปเกรดได้ง่ายในอนาคต บอกเรื่องเหล่านี้กับผู้จำหน่าย เพื่อให้พวกเขาได้ใส่ใจเรื่องรุ่นของตัวเครื่องที่ดีที่สุดให้กับคุณ
สำหรับบริการ VoIP การขยายทำได้ง่ายและสะดวก เพียงโทรหาผู้ให้บริการของคุณและแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณต้องการสายเพิ่มเติม ในไม่กี่นาทีพวกเขาจะสามารถตั้งค่าสายใหม่ให้คุณ และคุณสามารถเริ่มโทรออกและรับสายได้ โดยที่คุณมีเครื่องโทรศัพท์สำหรับใช้งานอยู่แล้ว หากคุณเห็นว่าบริษัทมีการเติบโตในอนาคต เราขอแนะนำให้ใช้ระบบ VoIP มีราคาไม่แพง และง่ายต่อการติดตั้งและขยายเบอร์
หมายเหตุเกี่ยวกับระบบโทรศัพท์ บนคลาวด์
โทรศัพท์ระบบคลาวด์ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากมีประโยชน์มากมาย แต่คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าอันไหนเหมาะกับคุณ? ระบบคลาวด์โฟนมี 2 ประเภท อันดับแรกคือ VoIP พื้นฐาน ที่มีฟังค์ชั่นต่างๆ ใช้งานอย่างพอเหมาะ ตัวที่สองคือ VoIP ที่มีการจัดการระดับพรีเมียม นี่คือคำแนะนำเพื่อให้ทราบว่าอันไหนเหมาะกับคุณ
หากบริษัทกำลังเติบโต คุณควรเลือกบริการ VoIP ที่มีการจัดการอย่างเป็นระบบ ผู้ให้บริการที่สามารถอัพเดทเทคโนโลยีใหม่ๆ ได้อย่างต่อเนื่อง โดยไม่ขัดจังหวะการให้บริการของคุณกับลูกค้า
หากระบบโทรศัพท์เป็นตัวชี้วัดสำคัญในการสร้างรายได้ของบริษัท คุณควรใช้บริการโทรศัพท์ระบบคลาวด์ที่มีการจัดการเนื่องอย่างดี จะทำให้คุณภาพการโทรมีประสิทธิภาพสูงขึ้น มีความปลอดภัย และเชื่อถือได้
หากคุณมีสาขาและสำนักงานที่อยู่ต่างพื้นที่ บริการโทรศัพท์ระบบคลาวด์สามารถรองรับจุดประสงค์ข้อนี้ได้เป็นอย่างดี ซึ่งคุณและพนักงานในบริษัทสามารถใช้มือถือสมาร์ทโฟนเชื่อมต่อเป็นระบบโทรศัพท์ภายในองค์กรได้ทันที
ผู้ให้บริการ VoIP ส่วนใหญ่นำเสนอโซลูชั่นการจัดการ การโทรขั้นพื้นฐาน มีเพียงผู้ให้บริการที่เป็นมืออาชีพเท่านั้น ที่มีคุณสมบัติขั้นสูง เช่น IVR การรวมเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย หรือมัลติมีเดียเสริม เป็นต้น
โทรศัพท์ VoIP สามารถทำงานร่วมกับ CRM, ERP และอื่น ๆ ที่คุณมีอยู่ได้ คุณสามารถรับส่งข้อมูลระหว่างระบบโทรศัพท์และโปรแกรมจัดการลูกค้า เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ การทำงานของพนักงาน และวิเคราะห์ฐานลูกค้าปัจจุบันของคุณ ฯลฯ ได้ตลอดเวลา
ยิ่งหากคุณมีพนักงาน ที่คอยให้บริการภายนอกสำนักงาน คุณสามารถโอนสายได้จากทุกที่ โดยใช้อุปกรณ์ใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ตั้งโต๊ะที่สำนักงาน หรือมือถือที่เชื่อมต่ออยู่กับระบบคลาวด์
เทคโนโลยีบนคลาวด์ช่วยให้คุณเข้าถึงโซลูชันแบบทันสมัยล่าสุด
การค้นหาผู้ให้บริการที่ดีที่สุด
ควรมองหาผู้ที่เข้าใจวิธีการทำงานของระบบอย่างเป็นมืออาชีพ ส่วนใหญ่แล้วพวกเขาจะมีเทคโนโลยีที่ทันสมัยต่อในการใช้งาน คุณสามารถเปรียบเทียบผู้ให้บริการได้โดย ถามผู้ขายว่าเทคโนโลยีที่เขาใช้สามารถเชื่อมต่อเข้ากับระบบจัดการลูกค้า CRM หรือนำมาวิเคราะห์ลูกค้าในภายหลังได้หรือไม่ และหากเกิดปัญหาในการใช้งานจะใช้เวลาแก้ปัญหานานเท่าไหร่ จากนั้นค้นหาสิ่งที่คนอื่นๆ พูดเกี่ยวกับผู้ขายที่คุณกำลังเลือกใช้บริการ